tbs berlin GmbH Unternehmensberatung

FISCUSplus

Gestaltungskriterien für arbeits- und kundenorientierte Workflowsysteme in der öffentlichen Verwaltung und ihre Anwendung am Beispiel von FISCUS 2000 und 2001

In dem arbeitswissenschaftlichen Projekt waren am Beispiel des für die Finanzverwaltung zu entwickelnden Workflowsystems FISCUS Gestaltungsanforderungen für eine arbeits- und kundenorientierte Softwaregestaltung zu entwickeln und zu integrieren. Da die Geschäftsprozesse mit FISCUS weitgehend automatisiert werden sollten, waren die sich dadurch verändernden Arbeitsbedingungen der Beschäftigten zu betrachten. Im Projekt wurde untersucht, wie arbeitswissenschaftliche Kriterien der Arbeits- und Aufgabengestaltung (z.B. Entscheidungs- und Handlungsspielräume, Variabilität oder Kommunikationsanforderungen) den Softwareentwicklungsprozess beeinflussen können.

Dies sollte für das in Berlin zu entwickelnde FISCUS-Modul "Zahlungsverkehr", das ca. 5% des Aufwandes des bundesweiten Softwareentwicklungsprojektes ausmachte, beispielhaft konkretisiert werden.

Arbeitsaufgabenanalysen in einer Finanzkasse nach den auf der Handlungsregulationstheorie basierenden Verfahren VERA/RHIA dienten der Ist-Aufnahme der gegenwärtigen Arbeitsaufgaben im Zahlungsverkehr. Daraus wurde eine Sollplanung für die zukünftige softwaregestützte Organisation des Zahlungsverkehrs abgeleitet und mit den Analyse- und Synthesemodellen von FISCUS verglichen.

Gegenwärtige Arbeitsprozesse entsprechen in keiner Weise den Anforderungen einer den Humankriterien angemessenen Gestaltung. Vor allem der Maßstab der Ganzheitlichkeit von Arbeitshandlungen mit der Anforderung hierarchischer und sequentieller Vollständigkeit machte einerseits den Mangel der jetzigen Tätigkeiten und andererseits der FISCUS Tätigkeitsmodelle deutlich. Zukunftsfähige Arbeitsstrukturen waren weder im untersuchten Bereich der Finanzkasse noch in den FISCUS Entwicklungsmodellen erkennbar. Zusätzlich war es innerhalb des Projektes nicht möglich, den Untersuchungsgegenstand auf angrenzende Arbeitsfelder oder FISCUS-Module zu erweitern.

In enger Kooperation mit dem Berliner FISCUS-Entwicklerteam, den Personalräten der Berliner Finanzämter und der Oberfinanzdirektion waren zukunftsweisende Vorschläge für die Softwareanforderungen und die Arbeitsorganisation zu entwickeln.

Die Untersuchung von sogenannten Use Cases (Anwendungsfälle) im Modul "Zahlungsverkehr" und daraus abgeleiteter Tätigkeitsmodelle machte das wesentliche methodische Defizit bei der Softwareentwicklung deutlich. Die beschriebenen Use Cases und Tätigkeitsmodelle reproduzierten den Ist-Zustand der augenblicklichen Abläufe im Zahlungsverkehr, die nach dem Ergebnis der Arbeitsplatzanalysen nach arbeitswissenschaftlichen Kriterien absolut überarbeitungs- und verbesserungsbedürftig waren. Dies lag weniger am Berliner Entwicklungsteam als vielmehr an zentralen Aufträgen für die Länderteams. Bei FISCUS waren Arbeitsaufgaben föderal an Entwicklungsteams verteilt worden, ohne dass eine Geschäftsprozessanalyse vorlag. So konnten bisherige Defizite nicht aufgezeigt und keine optimierten Geschäftsprozesse entwickelt werden. Die Arbeiten an einem vollständigen Geschäftsprozessmodell für die Steuerverwaltung der Zukunft wurden aufgrund von Verzögerungen gegenüber dem Plan vorfristig eingestellt.

Darüber hinaus gab es in FISCUS erhebliche Schnittstellen- und Abstimmungsprobleme aufgrund einer mangelhaften Projekt- organisation, die inzwischen dazu geführt haben, dass FISCUS (mindestens in seiner alten Projektorganisation) als gescheitert beendet wurde. Die Entwicklung einer zukunftsfähigen IT-Unterstützung in der Steuerverwaltung ist anschließend einer fiscus GmbH übertragen worden, die jedoch aus den gleichen Gründen an der Enntwicklung eines bundesweiten Systems scheiterte.

Die widrigen Rahmenbedingungen ließen das ursprüngliche Ziel, in FISCUSplus Gestaltungskriterien für Workflowsysteme schon in einer frühen Phase der Softwareentwicklung zur Geltung kommen zu lassen, nicht zu. Das Projekt FISCUSplus reagierte darauf und machte sich auch zur Aufgabe, die gemachten Fehler im Softwareentwicklungsprojekt zu dokumentieren und Bedingungen für eine funktionierende Projektorganisation und ein erfolgreiches Projekt zu formulieren. So wurde aus einem Projekt zur Sicherstellung softwareergonomischer Erkenntnisse in einem bundesweiten Entwicklungsprojekt auch eine Dokumentation eines gigantischen bundesweiten Scheiterns. Es ist zur Zeit nicht erkennbar, dass daraus Korrekturen auch politisch notwendiger Entscheidungen erwachsen sind.

Eine wesentliche Erkenntnis des Projektes FISCUSplus ist, dass die Entwicklung eines Workflowsystems auch an Anforderungen menschengerechter Aufgaben- und Ablaufgestaltung zu koppeln ist. Die Einführung leistungsfähiger Prozesse und Strukturen ist nur auf der Grundlage einer Sollplanung möglich, die nicht nur technische Aspekte berücksichtigt, sondern auch die Arbeitsprozesse einer kritischen Analyse unterzieht. Eine weitere wesentliche Erkenntnis ist, dass föderale Projektbedingungen in der vorgefundenen Form nicht dazu geeignet waren, ein einheitliches Projekt zum Erfolg zu führen.

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